Unternehmer*Innen haben vor allem nur ein Ziel: Wachstum. Aber nimmt der Erfolg zu, kommen neue Aufgaben hinzu, wie etwa den Fuhrpark aufzubauen und diesen zu verantworten. Dazu gehört nicht nur, darauf zu achten, dass moderne Tachografen verbaut sind, um die Fahrtenschreiber auslesen, und deren Daten entsprechend speichern zu können. Außerdem gibt es acht wichtige Basics, mit denen das Fuhrparkmanagement reibungs- und problemlos abläuft. Hier einige Basic-Tipps eines durchdachten Fuhrparkmanagements.

Die Sicherheit – sie steht an erster Stelle

Der Fuhrpark-Verantwortliche trägt eine große Verantwortung, denn immerhin wird den Fahrern ein Gefährt von mehreren Tonnen Stahl übergeben – je nachdem, ob es sich um einen Dienstwagen, Transporter oder LKW handelt -, das durch den zum Teil engen Verkehr zu manövrieren ist – und auf diese muss sich der Fuhrparkmanager zu jeder Zeit verlassen können. Somit ist es unumgänglich, dass die notwendigen Inspektionen strikt eingehalten werden. Gefragt ist an dieser Stelle ein proaktives Mindset: Es muss allen möglichen Gefahrenquellen vorgebeugt werden. Somit ist es selbstverständlich, dass jedes Fahrzeug alle geltenden Sicherheitsanforderungen erfüllt, wenn es den Hof verlässt.

Fahrsicherheits-Unterweisungen sind regelmäßig durchzuführen

Allerdings ist das Fahrzeug selbst nur ein Teil in Bezug auf die Sicherheit. Denn auch Fahrer*Innen müssen bestens geschult sein, in Hinsicht auf den Umgang mit dem Dienstfahrzeug und das vor der ersten Fahrt. Im Anschluss ist diese Schulung nach deutschem Recht einmal jährlich vorgeschrieben. Kommt es zum Tausch des Dienstwagens, dann muss es erneut zu einer Unterweisung kommen. Dabei handelt es sich um einen zeitintensiven Prozess und exklusive Aufgaben innerhalb des Fuhrparkmanagements.

Ein lückenloses Protokoll aller Vorgänge und der abgeschlossenen Einweisungen ist notwendig, denn eine fehlende Unterweisung kann im Schadensfall strafrechtliche Konsequenzen mit sich ziehen. Ideal ist dafür eine cloudbasierte Lösung, denn diese übersteht jeden Personalwechsel.

Fahrzeuginstandhaltung – neue Software-Produkte sind hilfreich

An den ersten Punkt knüpft dieser an. Dabei handelt es sich um die lückenlose Dokumentation aller Reparaturen und Vorgänge. Das heißt, die selbst erstellten Excel-Sheets gehören der Vergangenheit an und werden von neuen Softwareprodukten mit einer zeitgemäßen Cloud-basierten Herangehensweise ersetzt. Fahrer*Innen können zudem über mobile Apps direkt im Fahrzeug zur lückenlosen Dokumentation beitragen oder eine abgeschlossene Inspektion bestätigen, die fernab des Fuhrparks erfolgt ist.

Daten und noch mehr Daten erfassen

Die Antwort auf Fragen, die eventuell noch nicht gestellt wurden ist „Big Data“. Nicht zum ersten Mal ist dieser Begriff zu hören, aber selbst in einem Fuhrpark kommt es zu einem enormen Auflauf von Daten. Viele Daten fallen bspw. durch das Tachograph auslesen an, aber auch durch weitere naheliegende Dinge wie bspw. die Kosten pro Kilometer oder der „total cost of ownership“. Die Datenprotokolle geben dem Fuhrparkmanager Aufschluss darüber, wo es noch Luft für Optimierungen gibt, wo es möglich ist, Prozesse und Kosten zu verbessern – kurz gesagt, die gesammelten Daten zeigen Handlungsmöglichkeiten auf.

Digitale Aufzeichnungen sind lückenlos

Wird etwas digital hinterlegt, dann hat jeder Zugriff darauf, womit Zeit gespart wird, was zugleich kosteneffektiver ist. Eine zentrale Plattform ist vor allem dann unumgänglich, wenn das Unternehmen an andere Standorte expandiert. So wird der Zugriff vereinfacht und der Fuhrparkverantwortliche hat Zeit sich mit dringlicheren Aufgaben zu beschäftigen, als stets jedem Auskunft zu geben.

Die Nutzung tracken

Bekanntlich ist die Anschaffung von Fahrzeugen kostspielig und auch die Wartung und Instandhaltung ist mit entsprechenden Kosten verbunden. Daher ist es unumgänglich, dass die Nutzung der Fahrzeuge überwacht wird, wobei die Faktoren Alter, Kilometerleistung und durchschnittliche Nutzungsdauer mit in die Überlegungen einzubeziehen sind. Gibt es ein Modell, dass eventuell gleich mehrere alte Fahrzeuge ersetzen kann? Ist eventuell die Anschaffung von mehreren Fahrzeugen auf einmal sinnvoll, wenn es um das Budget geht (Rabatte), selbst dann, wenn diese erst in einigen Monaten zum Einsatz kommen?

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